Koot Automotive gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1. Wie zijn wij
Koot Automotive is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Koot Automotive
De Wieken 2, 1906 DC Limmen
Telefoon: 06 52 86 85 51
E-mail: info@kootautomotive.nl
KvK-nummer: 71252452
Btw-nummer: [aanvullen]
Koot Automotive heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit wettelijk niet verplicht is. Voor alle vragen over privacy kun je terecht bij Vincent Koot via de gegevens hierboven.
2. Welke gegevens we verwerken en waarvoor
We verwerken alleen gegevens die je zelf aan ons geeft of die ontstaan doordat je onze website bezoekt of gebruikmaakt van onze diensten. We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of religie.
- Contact en vragen (formulier, e-mail, telefoon, WhatsApp): naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht. Grondslag: gerechtvaardigd belang of voorbereiding van een overeenkomst.
- Afspraak of proefrit: naam, contactgegevens en bij een proefrit je rijbewijsgegevens. Grondslag: voorbereiding van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang (verzekering en schadeafhandeling).
- Koop en aflevering van een auto: NAW-gegevens, contactgegevens, kopie identiteitsbewijs, betaalgegevens en voertuiggegevens. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (RDW-registratie, administratie).
- Inkoop, inruil en verkoopbemiddeling: NAW-gegevens, contactgegevens, kopie identiteitsbewijs, kenteken, kentekenbewijs, voertuig- en onderhoudsgegevens en rekeningnummer. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.
- Zoekopdracht: naam, contactgegevens, je wensen en budget. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Financial lease (Koot Lease): naam, contactgegevens, bedrijfsgegevens en gewenste looptijd en bedragen. Overige gegevens vraagt de leasemaatschappij zelf op. Grondslag: voorbereiding van een overeenkomst.
- Onderhoud, detailing, glascoating en performance upgrades: naam, contactgegevens, kenteken, voertuiggegevens, werkzaamheden en facturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Facturering en administratie: naam, adres, factuur- en betaalgegevens. Grondslag: wettelijke verplichting.
- Contante betalingen vanaf € 10.000: kopie identiteitsbewijs en gegevens over de herkomst van het geld. Grondslag: wettelijke verplichting (Wwft).
- Website verbeteren: geanonimiseerd IP-adres, browser- en apparaatgegevens en bezochte pagina’s. Grondslag: toestemming, of gerechtvaardigd belang bij functionele en privacyvriendelijke analytische cookies.
- Nieuwsbrief (alleen als je je aanmeldt): naam en e-mailadres. Grondslag: toestemming. Je kunt je altijd afmelden.
Bij het maken van een kopie van je identiteitsbewijs vragen we je je pasfoto en burgerservicenummer (BSN) af te schermen, tenzij de wet ons verplicht deze te bewaren.
Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Vermoed je dat we zonder toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op, dan verwijderen we die gegevens.
3. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelen, of zo lang de wet dat verplicht.
- Contactberichten zonder vervolg: 1 jaar na het laatste contact.
- Klantgegevens bij koop, inkoop en onderhoud: duur van de klantrelatie plus 2 jaar.
- Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
- Kopie identiteitsbewijs voor RDW-registratie: tot de overschrijving is afgerond, tenzij de wet langer bewaren vereist.
- Wwft-gegevens bij contante betaling: 5 jaar na de transactie.
- Analytische gegevens: maximaal 14 maanden.
- Gegevens voor de nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
4. Delen met derden
We verkopen je gegevens nooit. We delen gegevens alleen met derden als dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, of als de wet ons daartoe verplicht. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken sluiten we een verwerkersovereenkomst.
- SMIT. Digitaal vakmanschap (hosting en beheer van de website en formulieren), als verwerker.
- Hexon (beheer en publicatie van ons voertuigaanbod), als verwerker.
- Brelli en de leasemaatschappij (berekening en beoordeling van een leaseaanvraag), als zelfstandig verantwoordelijke met een eigen privacyverklaring.
- RDW (overschrijving van het kenteken), op grond van een wettelijke verplichting.
- Boekhouder en administratiesoftware (facturering en administratie), als verwerker.
- Google (Analytics, Tag Manager, Maps, reCAPTCHA) voor statistieken, kaarten en spambescherming.
- WhatsApp als je ons via WhatsApp benadert; dan geldt ook het privacybeleid van WhatsApp.
- Overheidsinstanties, alleen als de wet ons daartoe verplicht.
Sommige van deze partijen kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
5. Cookies
Onze website gebruikt cookies. Dat zijn kleine tekstbestanden die bij je bezoek op je apparaat worden opgeslagen.
- Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken, bijvoorbeeld voor formulieren en beveiliging. Hiervoor vragen we geen toestemming.
- Analytische cookies gebruiken we om te zien hoe bezoekers de website gebruiken, zodat we die kunnen verbeteren. Als deze privacyvriendelijk zijn ingesteld (IP-adres geanonimiseerd, geen gegevens gedeeld voor advertenties), vragen we geen toestemming. In andere gevallen wel.
- Marketing- en socialemediacookies plaatsen we alleen met je toestemming. Ook ingesloten inhoud zoals video’s of kaarten van derden kan cookies plaatsen.
Je kunt je toestemming altijd intrekken via de cookie-instellingen op de website. Ook kun je cookies via je browser uitschakelen of verwijderen.
6. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. De website gebruikt een beveiligde verbinding (SSL/TLS), toegang tot gegevens is beperkt tot wie die nodig heeft en we houden systemen up-to-date. Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, neem dan direct contact met ons op.
7. Je rechten
Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:
- Recht op inzage in de gegevens die we van je hebben.
- Recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
- Recht op verwijdering (vergetelheid), voor zover we gegevens niet wettelijk moeten bewaren.
- Recht op beperking van de verwerking.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens die je zelf hebt verstrekt.
- Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
- Recht om gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor verwerking die al eerder heeft plaatsgevonden.
Je kunt een verzoek sturen naar info@kootautomotive.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je te identificeren.
We nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor jou rechtsgevolgen hebben. Een leasemaatschappij kan bij de beoordeling van een aanvraag wel geautomatiseerde kredietchecks uitvoeren; daarover informeert de leasemaatschappij je zelf.
8. Klachten
Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten of de wet veranderen. De meest actuele versie staat altijd op kootautomotive.nl. Deze versie is vastgesteld op 15 oktober 2026.
